财会信报 日期:2014-02-28
销售业务内部控制评价是对销售业务内部控制设计及运行有效性的评价,是内部控制评价业务层面的重要内容之一。加强此项评价工作,有利于促使企业健全和完善销售业务内部控制,保障企业生产经营地有序进行。
一、评价目标及评价依据
销售业务内部控制评价的目标,就是保证其设计和运行的有效性,促使企业预防和控制销售业务风险。
销售业务内部控制评价的依据是国家关于销售业务管理方面的法律法规、企业制定的销售业务管理制度及《企业内部控制手册》中有关销售业务部分的内容。
国家法律法规层面的评价依据包括《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第9号——销售业务》等;评价单位层面的评价依据包括《销售业务管理制度》、《销售业务授权制度和审核批准制度》、《销售业务的岗位责任制》等;《企业内部控制管理手册》中的《销售业务内部控制矩阵》既是评价的对象,也是评价最为直接的依据。
二、评价内容
销售业务内部控制评价的内容,总体来说,就是评价其设计和运行的有效性,包括过程和结果两个层面,具体评价范围包括销售、收款等主要销售业务。
(一)设计有效性评价。实际操作上,设计有效性评价包括:
现状梳理。评价要点是:是否梳理了现有销售业务管理制度或相关文件并编制了《销售业务内部管理制度或相关文件情况表》;是否进行了现状描述并编制了《销售业务流程目录》、《销售业务现状流程图》;现状梳理结果是否符合企业销售业务、管理现状等。
风险评估。评估要点是:是否识别、分析和评价了销售业务风险并编制了《销售业务风险及其描述表》、《销售业务风险分析表》、《销售业务风险评价表》;是否确定了风险应对策略并编制了《销售业务风险应对策略表》;是否汇总分析了风险评估结果并编制了《销售业务风险数据库》;是否提出了重大风险解决方案;风险评估结果是否合理有效等。
控制要点确定。评价要点是:是否划分了销售业务内部控制环节;是否确定了控制要点并编制了《销售业务控制要点及其关键控制表》;控制环节、要点及关键控制的确定结果是否有效。
控制目标分解。评价要点是:是否分析确定了销售业务内部控制的总体控制目标;是否分解了总体控制目标并编制了《销售业务内部控制目标表》;控制目标的分析、分解结果是否有效。
控制措施确定。评价要点是:总体控制措施确定是否有效;业务层面的控制措施是否具体有效;是否编制了《销售业务内部控制措施表》。
控制证据设计。评价要点是:是否设计了销售业务控制证据并编制了《销售业务控制证据表》;控制证据是否有效等。
管理制度优化。评价要点是:是否提出了管理制度完善建议并编制了《销售业务制度完善建议表》;建议是否合理有效等。
控制流程图绘制。评价要点是:是否绘制了《销售业务内部控制流程图》并标注了风险点和控制点;控制流程图是否有用等。
控制矩阵编制。评价要点是:是否编制了《销售业务内部控制矩阵》;控制矩阵的格式要素是否基本齐全等。
(二)运行有效性评价。总体来说,运行有效性评价的要点包括:已设计完的销售业务内部控制及相关管理制度是否有效执行并控制了整体风险;已设计好的各控制点及控制措施是否有效实施并防止了各环节的风险;是否建立了内部控制标准执行情况文档;是否根据业务、监管要求或法律法规等的变化持续改进销售业务内部控制等。
三、评价程序
销售业务内部控制评价程序,就实施阶段来说,主要包括调查了解、控制测试、缺陷认定、综合评价等程序。
(一)调查了解。销售业务内部控制调查了解,是评价实施阶段的首要环节,涉及的具体内容很多,也因单位的不同而不同。常用方法有文字叙述法、调查表法、流程图法、控制矩阵法等。
(二)现场测试。销售业务内部控制现场测试,就是测试其设计和运行的有效性。实践中,可以根据具体情况实施详查或者抽样测试,具体测试方式为跟单测试和关键控制测试等。 (三)认定缺陷。销售业务内部控制认定缺陷,就是对其设计和运行缺陷的认定,并按影响程度分为重大、重要和一般缺陷。在具体的认定过程中,应将已经调查了解到的系统现状与事先确定的标准模式进行对照,以揭示哪些法规规定的控制程序未被采用,并汇集在《内部控制缺陷认定矩阵表》中记录,还应当编制《销售业务内部控制缺陷认定表》。
销售业务中常见的缺陷主要包括:
一是虚假确认销售收入,调节利润。不遵循收入实现原则来确认收入,而是根据需要对收入提前或推后确认,甚至虚构收入。
二是销售价格失去控制,导致企业商品的价格体系混乱,对公司形象造成不良影响。
三是没有进行严格的信用审查,造成坏账。在赊销时,没有履行必要的信用审查程序等环节,导致应收账款发生大量坏账,企业面临巨大的财务和盈利风险。
四是销售凭证控制不严。没有对销售单、装运凭证、发票等进行连续编号,且没有建立完善的凭证保管制度,导致多计或少计销售,内部人员擅自涂改、销毁、伪造凭证,为记录不实、贪污舞弊行为创造了机会。
五是不相容职位未严格或实质分离,导致串通舞弊、欺诈,造成企业的经济损失。
(四)综合评价。销售业务内部控制综合评价,就是在现场测试结果的基础上对其有效性做出的最终评价,主要工作是汇总前述评价结果。本阶段工作应遵循整理资料、分析影响、形成结论、反馈意见等基本步骤。综合评价常用评分法,实施过程中,可分别对其设计和运行的有效性进行评分,也可以进行综合评分。综合评价结果可编制成《评价结果汇总表》。